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Personalkosten stellen im öffentlichen Dienst den größten Kostenblock dar. Gleichzeitig liegt die Befristungsquote der Beschäftigten im öffentlichen Dienst deutlich über der Befristungsquote in der Privatwirtschaft. So betrug der Anteil der befristet Beschäftigten im öffentlichen Dienst im Jahr 2017 9,5 Prozent, während er in der Privatwirtschaft bei nur 7,1 Prozent lag (Quelle: https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/oeffentlicher-dienst-befristungen-1.4307813).

Dies bedeutet, dass im öffentlichen Dienstag im Vergleich zur Privatwirtschaft eine deutlich höhere Personalfluktuation vorliegt, was dazu führt, dass entsprechend oft Personalmaßnahmen wie Neueinstellungen oder Verlängerungen von – oft befristeten – Beschäftigungsverhältnissen durchgeführt werden.

Bedeutung der Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst

Vor diesem Hintergrund hat die Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst eine zentrale Bedeutung im Hinblick auf die Planung und Steuerung öffentlicher Budgets. Wesentliche Voraussetzung für eine effektive Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst ist dabei eine möglichst genaue Kalkulation der voraussichtlich anfallenden Kosten eines neuen oder eines verlängerten Beschäftigungsverhältnisses, um einen Überblick über die während der Beschäftigungsdauer wahrscheinlich anfallenden Personalkosten zu erhalten und um so gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen durchführen zu können.

Die Höhe der Personalkosten im öffentlichen Dienst richtet sich vor allem nach den entsprechenden Entgelt- und Besoldungstabellen für Angestellte bzw. Beamte. Hinzu kommen bei den Angestellten als weitere Kosten noch die Beiträge zur Sozialversicherung, die abhängig vom jeweiligen Bruttoentgelt erhoben werden.

Die Höhe der Personalkosten eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst kann sich dabei im Zeitablauf beispielsweise durch Tarifabschlüsse oder durch Anhebung oder Senkung der Sozialversicherungsbeiträge ändern. Zudem führen die im öffentlichen Dienst üblichen und von der Beschäftigungsdauer abhängigen Stufenaufstiege bei den Entgelt- bzw. Besoldungsstufen im Zeitablauf zu sukzessiv steigenden Personalkosten eines bzw. einer Beschäftigten.

Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst mit KALKöD

Zur Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst eignet sich die Software KALKöD. Mit KALKöD lassen sich die voraussichtlichen Personalkosten eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst unter Berücksichtigung der relevanten Kalkulationsparameter sowohl auf Monats- als auch auf Jahresbasis für einen frei wählbaren Zeitraum kalkulieren. Somit kann quasi auf Knopfdruck das zur Finanzierung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses erforderliche Budget ermittelt werden.

Grundlage der Personalkostenplanung mit KALKöD sind die jeweils aktuellen Entgelt- bzw. Besoldungstabellen für Angestellte bzw. Beamte sowie die jeweils geltenden Beitragssätze der Sozialversicherung. Für zukünftige Zeiträume, für die noch keine Werte feststehen, wird mit entsprechenden Planwerten kalkuliert. Zusätzlich können mit KALKöD die voraussichtlichen zukünftigen Tarifsteigerungen variabel antizipiert werden.

Neben diesen allgemeinen Werten werden darüber hinaus die kostenrelevanten personenindividuellen Merkmale (z. B. zukünftige Stufenaufstiege oder während der Beschäftigungsdauer erhaltene Zulagen) berücksichtigt, um bei der Personalkostenplanung mit KALKöD ein möglichst genaues Ergebnis zu erhalten.

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